למה לשכור שירותי ניהול פרויקט?
בכל מגזרי התעשייה, ניהול פרויקטים הפך למרכיב חיוני בהקמה ובביצוע מוצלח של פרויקטים.
גודל הפרויקט, מהות הפרויקט והמגזר אליו הוא משתייך הפכו להיות לא רלוונטיים. חוקרים הראו ומסכימים כי השימוש במנהלי פרויקט מעלה את הסבירות להצלחת פרויקט. כמו כן, שימוש במתודולוגיות עבודה של ניהול פרויקטים ישפרו את ההסתברות של עמידה ביעדי הפרויקט.
להלן קומץ מבן היתרונות השונים שדווחו כאחראיים להעלאת הסבירות להצלחת הפרויקט:
מטרות ויעדי הפרויקט ברורים.
תהליכי העבודה אפקטיביים יותר.
גמישות רבה יותר והתאמת לקחים מפרויקט לפרויקט.
דיוק מוגבר בתכנון, זיהוי וניהול סיכונים/אתגרים.
הבטחת איכות של סטנדרטיזציה
תפקידים ואחריות ברורים. תוצאה: תקשורת משופרת.
ייעול התוצרים והתפוקות.
חוק הכלים השלובים. טכניקות וידע לשיפור ההווה והעתיד.
* המאמר לקוח מהמגזין האינטרנטי לניהול פרוייקטים: www.pmworldtoday.net, גליון מאי 2010 (Vol XII, Issue V). כותרת המאמר: Defining & Classifying Project Management Methodologies, נכתב ע"י: C.M.M. Chin & A.C. Spowage. לינק למאמר
במה תלויה הצלחת הפרויקט?
הראשון מבניהם הוא בחירת מנהל פרויקט מתוך החברה ובחירת חברת ניהול פרויקט חיצונית. חשוב להבין כי פוזיציית ניהול הפרויקט, פנים אירגונית וחוץ אירגונית אינה סותרת אחת את השנייה. מנהל פרויקט פנים אירגוני הוא יחידה מקשרת בין החברה המזמינה ועליו לדעת לדברר את צרכי החברה ולבחור חברת ניהול פרויקט בעלת ידע רלוונטי ומקיף בתחום הבניה ולבדוק את סל הערכים שהיא מייצגת והתאמתה לחברה המזמינה. חברת ניהול פרויקט חיצונית היא משרת אמון כיוון שהיא אחראית לאינטרסים הכלכליים של החברה המזמינה. מעבר לידע המקצועי והניסיון יש לוודא מה ההתמחות שלה, הזמינות ורמת השירות. המטרה העיקרית בשכירת חברת ניהול פרויקט היא ליצור חווית הקמה מדויקת על אף מורכבות הפרויקט ומצד שני לנהל את הדברים בצורה שתעניק ראש שקט לחברה המזמינה.
הגורם השני הוא שלב התכנון. אחד השלבים הקריטיים בפרויקט. רבים טועים לחשוב כי שלב הביצוע הוא השלב הקשה בתהליך ניהול פרויקט. אך לאורך השנים אנחנו מוצאים כי לא מעט עיכובים טמונים בשלב התכנון דווקא מצד החברה המזמינה. הקושי הגדול של החברות הוא להסביר ולפרט מה בדיוק הצרכים של חברה במקום החדש מבחינה עיצובית ומה גודל החלל הנדרש להם מבחינת צמיחת העסק וגיוס עתידי של עובדים. שלב תכנון מוצלח הוא שבסופו מתקיימים חמשת הפרמטרים הבאים:
- מטרת הפרויקט.
- מתודולוגית עבודה.
- לוחות זמנים.
- תקציב פרויקט.
- סטנדרט בנייה.
מהי מתודולוגיה? עפ"י ויקיפדיה
מתודולוגיה היא כלל העקרונות, שיטות הפעולה, החוקים וההנחות, אשר מחקר מסוים או העיסוק בדיסציפלינה מסוימת (מדעית, אמנותית או אחרת) – או במדע בכלל – מבוסס עליהם ומונחה על–פיהם.מתודולוגיה עשויה לכלול לא יותר מאשר אוסף פשוט של שיטות ונהלים, או לכלול גם את הרציונל, הגישה הפילוסופית וראיית העולם האונטולוגית והאפיסטמולוגית אשר מעצבת ומנחה אותה.
מהי מתודולוגיה בניהול פרויקטים בתחום הבנייה?
לשיטתנו, הברור מאליו בענף הבנייה הוא הבנה והכרה בראיית מיקרו את כל המתודולוגיה. הכלל הראשי הוא הבנה והכרה ברמת המאקרו ואז המובן מאליו יכול לקרות. בזכות הבנת כל הקשרים והחיבורים בין כל השלבים, נגיע למצב של סינרגיה ניהולית. הבנת הפרויקט בתמונה רחבה תגרום לסדר בתהליך, ירידה לפרטים קטנים כגדולים. מתודולוגית עבודה תביא בעיקר לגמישות כלפי גורמים בלתי צפויים ותיתן לנו את האפשרות התאמות הנדרשות מאופיו הייחודי של הפרויקט שאנו מנהלים.
מהי מתודולוגית ניהול פרויקט?
שלב תאום תכנון
בשלב זה נכין את הבסיס לפרויקט. הוא יתאפיין:
- פגישות תכנון שבועיות יחד עם אדריכלי הפרויקט להצגת סטטוס שבועי.
- תקציב הקמה מבוסס על תוכניות אדריכליות. התקציב ילווה אותנו לכל הפרויקט ויהיה תחת בקרה תקציבית כל הפרויקט למניעת פערים שליליים.
- לוחות זמנים.
- נערוך סקר תשתיות למושכר כולל מדידת שטח ע"י מודד מוסמך. מדידה לא מדויקת ויציאה לפרויקט ללא התאמה של המושכר לצרכים של בעלי העסק. עלולים לגרום לאי דיוק ברמה התכנונית וכדי למנוע פערים בביצוע שיתבטאו בפערים תקציביים ותזמונים.
- נבנה תקציב הקמה על סמך סקר תשתיות, תוכנית אדריכל ואפיון חומרי גמר, בסטייה של עד 10 אחוז. התקציב יועמד לאישור המזמין ובמידה ויהיו פערים בציפיות יבוצעו התאמות בשיתוף האדריכל. כך נצליח לגשר על כל הפערים ונצא לפרויקט מהודק, ברור לכל הגורמים ועם מינימום אפשרי של גורמים בלתי צפויים.
- תוכנית העבודה והתקציב המאושרים ילוו את הפרויקט לכל אורכו ועליהם תערך בקרה שוטפת. מידי שבוע נקיים פגישות שבועיות בהן הם יוצגו במסגרת הצגת סטטוס הפרויקט. נעדכן את כל המשתתפים מהם המשימות לשבוע העוקב.
- נאשר את תוכנית העמדה המאושרת מול כל גורמי הרגולציה הרלוונטיים לפרויקט.
- לאחר אישור תוכנית העמדה, נערוך סטנדרט בנייה מבוסס על תקציב ההקמה וחומרי הגמר לבחירת המזמין והמפרט הטכני שיערך כל ידנו. סטנדרט הבנייה ישמש אותנו במכרז הקבלנים או באם הפרויקט הוא בשיטת "תכנון ביצוע" ואינו כולל מכרז– יועבר לקבלן כדי לקבל הצעת מחיר מהירה.
- ניהול פרויקט בשיטת תכנון ביצוע ללא מכרז היא שיטה מומלצת עליה נרחיב במידה ויש לחץ בלוחות הזמנים או עבור חברות שאינן מעוניינות בבירוקרטיה מול ספקים רבים אלא מעדיפות לנהל חוזה עם 2-3 גורמים בלבד.
- נלווה ונתאם את תהליך בחירת הקבלן מבצע, לרבות מו"מ והסכם התקשרות.
- ננהל ונתאם המכרזים המשלימים לדוגמת: תקשורת, ציודים, ריהוט רך, אבזור, תאורה.
המטרה המרכזית של שלב תאום תכנון הוא אישור תוכנית עבודה ייחודית לפרויקט, תקציב ולוחות זמנים בצורה המיטבית ומהירה ביותר.
הלקוחות הנם חלק אינטגרלי בשלב הזה ומשמשים קול להעברת מסרים וצרכי החברה. עליהם לפעול לטובת קבלת החלטות ואישורים מהירים.
שלב הביצוע בפועל
בשלב זה, נמשיך ונלווה את הפרויקט בצורה שוטפת במקביל להתקדמות העבודות עד סיום ההקמה.
מטרת על: פיקוח על עבודת הקבלן, שמירה על אתר בטיחותי, נקי ומסודר. חשיפת בלתי צפויים וצימצומם, מתן פתרונות וקבלת החלטות מהירות. מסירת החלל הלקוח.
הלקוח בשלב זה, יקבל דיווח שבועי על התקדמות עבודות הקבלן בשטח והפרויקט כולו. פגישות שבועיות יתקיימו באתר הבנייה.
- ננהל ונפקח ברמה יומיומית את שלבי הביצוע מול הקבלן הראשי ומנהל העבודה מטעמו.
- נמשיך לערוך פגישות שבועיות באתר. אליהם יוזמנו בעלי מקצוע/מתכננים על פי צורך ושלב הפרויקט. הלקוח יוזמן לפגישות, ההגעה לפגישות נתונות לשיקולו.
- אחת לשבוע ישלח סטטוס הפרויקט כולל תקציב ולוחות זמנים מתעדכנים. וללא קשר, אנחנו זמינים עבור כל גורמי הפרויקט לרבות המזמינים כמובן בכל עת.
- ניהול ותיאום תהליך הצטיידות: נגרות / ריהוט / מתח נמוך /תאורה ועוד.
- תיאום מערכות גילוי וכיבוי אש, סאונד, תקשורת ומחשבים.
- כל העת, בדיקה ואישור חשבונות קבלנים והספקים השונים בהתאם לחוזי ההתקשרות עימם ועדכון מול תקציב הפרויקט.
- ליווי העברת ביקורת כיבוי אש.
- ליווי אכלוס– פיקוח על הכנת החלל החדש לאכלוס וקבלת החברה למשכנה החדש.
- ליווי תהליך הרצת מערכות בשלבי תחילת עבודה בחלל החדש. הכנת דו"ח פערים, ניהול ביצועם וסיומם מול הקבלן.
- סיום התנהלות כלכלית מול הקבלן, אישור גמרי חשבון, קבלת אישורים והגשת תיק פרויקט למזמין.
- המשך ליווי שנת בדק.
עבודה מול מתודולוגיה מסודרת מוכיחה את עצמה ומכניסה את הפרויקט למסגרת זמנים ותקציב ידועים מראש. היא מסייעת בצמצום פערים ולא פעם, אף עזרה לגלות עלויות כספיות עוד בטרם נחתם חוזה שכירות. בכך הצלחנו "להציל" כספים רבים ללקוחות שלנו.
למרות זאת ובזכות הידע והניסיון שלנו, אנחנו יודעים להיות גמישים גם המסגרת מתודולוגיה מובנית. ברגע שיש גבולות גזרה ברורות, תוכנית עבודה מובנית ותקציב שקוף ועלינו לתת מענה לאתגר פתאומי– ההחלטה תתקבל בזמן קצר, עם הפתרון האופטימלי לטובת הפרויקט.
לסיכום:
ניסיון של כ– 25 שנה מביא לתהליך ניהול פרויקט, רבדים שונים של ידע ושירות. תחושת אי וודאות, חרדה, חוסר ידע ובלבול שמוכרת לנו מאלפי לקוחות לאורך השנים, יכולה להיות עבורם משתקת ולא אפקטיבית בלשון המעטה. גילינו כמה חשוב לחברה המזמינה ולנו להיות נושאי אמון עבורם. ששקיפות, סדר ושירות בדמות שילוב של ידע הנדסי ומקצועי לצד ראית מאקרו מפחיתה את תחושת הסטרס ומקדמת את החברה המזמינה למטרותיה ביעילות רבה. לכן, לטובת חווית הקמה מהירה, מדויקת לצרכים ובמסגרת תקציבית ידועה מראש, אנחנו ממליצים לעבוד עפ"י מתודולוגית עבודה שהיא משנה סדורה ומפורטת אך שבזכותה נוכל לגלות גמישות לשורת הבלתי צפוי שמפיל לא פעם תקציבים ולוחות זמנים.